Внедрение Битрикс24 в Воронеже

Больше половины обращений по Битрикс24 из Воронежа приходит не от тех, кто выбирает CRM, а от тех, у кого она уже стоит. Портал купили два-три года назад, лицензию исправно продлевают, в карточке сделки сорок полей, а отгрузку менеджеры согласовывают в общем чате. Задача в таком проекте формулируется иначе, чем при первом запуске: не настроить систему с нуля, а разобрать чужую и понять, что из неё стоит спасать.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России, Воронеж в их числе. Чужие порталы мы вскрываем не реже, чем собираем свои: облако, настроенное подрядчиком, который потом пропал; коробочная версия на своём сервере без обновлений два года; портал, который «внедрял» системный администратор между заправкой картриджей.

Почему воронежские порталы чаще простаивают, чем ломаются

Технически система обычно жива: открывается, лиды падают, роботы срабатывают. Мёртв процесс вокруг неё. У поставщиков семян, средств защиты растений и сельхозтехники, которые торгуют по Воронежу и району, пик заявок приходится на январь–апрель, и в эти три месяца никто не станет заполнять двенадцать обязательных полей, чтобы перевести сделку на следующую стадию. Менеджер выписывает счёт в 1С, договаривается голосом, а в портал заходит в мае, когда отчитываться уже поздно.

Второй частый сценарий – у мебельных фабрик и пищевых производств Воронежской области. Портал настраивали под отдел продаж, а половина работы висит на конструкторах, снабжении и логистике, которых в системе просто нет. Сделка стоит в стадии «в работе» три недели, потому что двигать её дальше некому.

Аудит: два-три дня, после которых понятно – чинить или пересобирать

Разбор начинается не с настроек, а с данных. Мы смотрим последние двести сделок – для среднего заказчика Воронежа это примерно год работы: сколько дошло до финальной стадии, сколько висит без движения дольше месяца, в скольких заполнены поля, объявленные обязательными. Это сразу показывает, каким процессом компания живёт на самом деле, а какой нарисован в интерфейсе.

Дальше идут четыре среза: структура воронок и стадий; карточки лида, сделки, компании и контакта; список роботов и бизнес-процессов с датой последнего срабатывания; состояние интеграций – телефония, почта, сайт, 1С. По каждому пункту в отчёте стоит одно из трёх решений: оставить, переделать, удалить. Разбор процессов занимает 1–2 дня, ещё 2–3 дня уходит на техническое задание и смету с фиксированной ценой.

Что вырезаем в первую очередь

• Поля, заполненные меньше чем в десяти процентах сделок за год. Из сорока обычно остаётся 12–15.
• Стадии, которые сделка проскакивает за минуту: их добавили ради отчёта, а не ради работы.
• Дубли справочников: источники «сайт», «Сайт» и «заявка с сайта» делают аналитику бессмысленной.
• Роботов, рассылающих письма по сделкам двухлетней давности, – именно из-за них компания получает жалобы от клиентов, которые давно ушли.
• Направления сделок, заведённые под эксперимент и оставшиеся пустыми.

Чистка занимает меньше времени, чем кажется, и даёт самый заметный эффект. Когда карточка помещается на один экран, менеджер перестаёт её обходить.

Что приходится достраивать почти всегда

Дыры в чужих порталах повторяются от города к городу, и портал в Воронеже исключением не будет. Нет расчёта суммы сделки по позициям – значит, коммерческое предложение готовят в Excel и данные в CRM не совпадают со счётом. Нет задач смежным отделам: менеджер продал, а склад узнал об этом из чата. Нет ни одного отчёта, который читал бы собственник, – только стандартная воронка, которой никто не верит, потому что стадии в ней не отражают реальность.

Порядок работ здесь важнее набора функций: сначала чистая воронка, потом автоматика, и только затем отчёты. Мы добавляем автоматический расчёт по каталогу, шаблоны КП и счетов с подстановкой данных из карточки, автозадачи на подготовку отгрузки и три отчёта: конверсию по этапам, причины отказов и план-факт по выручке. Ежедневную сводку удобно отправлять в Telegram – руководитель видит цифры, не заходя в портал.

Обмен с 1С: почему он рвётся и что делать

«Интеграция отвалилась полгода назад» – самая частая фраза на первой встрече. Причины скучные: сменили пароль сервисной учётной записи, обновили конфигурацию 1С и слетели правила обмена, кончился срок сертификата, поменяли адрес сервера. Никто не заметил, потому что за обменом никто не следил.

Мы проверяем, какие данные ходили в обе стороны, и восстанавливаем связку по номенклатуре, счетам, оплатам и отгрузкам. Настройка обмена с 1С стоит от 90 000 ₽ и занимает около двух недель. Обязательно ставим уведомление об ошибке обмена ответственному – чтобы следующий разрыв обнаружился в тот же день, а не через полгода.

Когда дешевле собрать портал заново

Есть три ситуации, в которых мы честно говорим: чинить дороже. Первая – в портале смешаны несколько бизнесов и юрлиц без разделения прав, и расплести это сложнее, чем построить структуру с нуля. Вторая – всё держится на самописных бизнес-процессах, автора которых нет, а документации никогда не было. Третья – данные испорчены: половина компаний задублирована, у контактов нет привязки к сделкам.

В этих случаях мы разворачиваем чистый портал, переносим справочники и историю, а старый оставляем в режиме чтения на месяц. Пересборка идёт по сценарию внедрения под ключ: от 180 000 ₽, три-четыре недели.

Перенос истории: что забираем со старого портала

Терять базу нельзя, поэтому переносим контакты и компании с очисткой дублей по телефону и ИНН, закрытые сделки с суммами и датами, файлы из карточек, записи разговоров за последний год и активные задачи. Не переносим: старые стадии, пользовательские поля без данных, чаты и ленту новостей. Перенос обычно занимает два-три дня и делается на выходных, чтобы не останавливать продажи.

Отдельно проверяем, чьи учётные записи заведены в портале. У компаний Воронежа со сменившимся отделом продаж половина сделок нередко висит на уволенных сотрудниках, а их доступы никто не отключал. Перед сдачей мы перераспределяем ответственных, закрываем лишние аккаунты и настраиваем права так, чтобы менеджер видел своих клиентов, руководитель отдела – весь отдел, а собственник – сводку по компании. База клиентов должна оставаться у компании, а не в телефоне менеджера, и это вопрос настроек, а не доверия.

Как вернуть команду в систему

Технически исправный портал не гарантирует, что в нём начнут работать. Поэтому в проект входят две обучающие сессии – отдельно для менеджеров, отдельно для руководителя, – видеозаписи и регламент на одну страницу, по которому вводят новичков. Дальше договариваемся о простом правиле: нет сделки в системе – нет премии за неё. Первые тридцать дней мы дорабатываем настройки бесплатно, потому что на живых сделках всегда всплывает то, чего не видно на бумаге.

Сколько стоят спасательные работы

Аудит с отчётом и планом – это первый этап внедрения, он не оплачивается отдельно, если работы продолжаются. Косметическая реанимация (чистка полей, перестройка воронки, ревизия роботов, обучение) по объёму близка к экспресс-запуску: от 60 000 ₽ и пять рабочих дней. Полная пересборка с интеграциями и отчётами – от 180 000 ₽. Восстановление телефонии, WhatsApp и Telegram в одном окне – от 35 000 ₽ и три дня, раздел задач, проектов и базы знаний – от 70 000 ₽. Абонентское сопровождение стоит от 15 000 ₽ в месяц.

Лицензию вы покупаете напрямую у вендора и владеете ей сами – в стоимость работ она не входит, и мы не перепродаём подписку. Смету фиксируем в договоре до старта.

Что ещё связывается с порталом

Отдельно стоит посмотреть на источники заявок. Если сайт отдаёт формы мимо CRM, а реклама не размечена, чистая воронка всё равно покажет неправду. Мы делаем сайты, рекламу и чат-ботов одной командой, поэтому связку «заявка – сделка – оплата» собираем целиком: как это устроено, описано в разделе автоматизация бизнеса, а прайс на смежные работы – на странице цены.

Если у вас уже есть портал и он не приносит пользы, начните с разбора, а не с новых покупок. Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12 – мы посмотрим ваш Битрикс24, скажем, что в нём мешает работать, и назовём срок и стоимость до начала работ.